Aplicação do Lean Office no Exército Brasileiro: uma proposta de análise e melhoria de processo no Hospital Geral de Salvador

Abstract

Em sua gênese industrial, as organizações eram constituídas de estruturas funcionais, em que os processos eram executados de forma específica e especializada. Diante das limitações desse modelo, surgiu uma nova estrutura organizacional, do tipo função-processo, onde os processos não eram mais isolados em departamentos, mas integrados e focados nas demandas do cliente. Neste contexto, surgem pesquisas sobre a aplicabilidade do Lean Office e do Gerenciamento do Fluxo de Valor em diversos tipos de organizações, apontando para o aumento no desempenho dos processos pesquisados, através da racionalização das etapas de trabalho, redução no tempo de execução e aumento na taxa de valor agregado em suas atividades. Esta pesquisa tem por objetivo analisar o processo de gerenciamento das guias de encaminhamento emitidas pelo Hospital Geral de Salvador (HGeS), sob a ótica do Lean Office e do Gerenciamento do Fluxo de Valor propondo melhorias para o mesmo. A escolha do hospital como unidade de análise deve-se pela sua importância na Bahia. A definição desse processo como objeto de estudo justifica-se pelo grande valor de recursos financeiros envolvidos no seu gerenciamento. O referencial teórico baseia-se nas obras de McManus (2005), Rother e Shook (2007) e Tapping e Shuker (2010), que discorrem sobre os passos para se implementar o gerenciamento de fluxo de valor em uma área administrativa. A metodologia é de abordagem qualitativa e enquadrada como estudo de caso. Na pesquisa de campo usaram-se entrevistas, pesquisa documental, observação não participante; na análise das informações a análise interpretativa de dados. Como resultados, apresenta-se um diagnóstico do atual desempenho do processo estudado, por meio do mapa atual de fluxo de valor, e, como proposta de intervenção, elencou-se uma série de melhorias a serem implementadas ao processo, as quais culminaram com a confecção do mapa futuro. Por conseguinte, conclui-se que com a aplicação do Lean Office no processo de gerenciamento das guias de encaminhamento, o seu desempenho pode ser melhorado por conta da redução de 75% nos tempos de espera e de 66% no lead time do processo, assim como no aumento em 185% na taxa de agregação de valor. Ademais, o presente estudo apresentou diversas limitações por conta da escassez de estudos, imposições legais, complexidade do processo e dificuldades para realização de entrevistas. Por fim, a título de estudos futuros, sugerem-se a implantação das propostas apresentadas, uma revisão da norma técnica de auditagem, um estudo de aplicação do lean office no processo de emissão das guias e algumas melhorias quanto ao processo de coleta de dados.

In their industrial genesis, organizations were constituted of functional structures, in which the processes were executed in a specific and specialized way. Faced with the limitations of this model, a new organizational structure, function-process type, emerged, where processes were no longer isolated in departments, but integrated and focused on customer demands. In this context, there are researches on the applicability of Lean Office and Value Flow Management in different types of organizations, pointing to the increase in the performance of the researched processes, through the rationalization of work steps, reduction in execution time and increase in value-added rate in its activities. This research aims to analyze the management process of the routing guides issued by the Hospital Geral de Salvador (HGeS), from the perspective of the Lean Office and the Management of the Value Stream, proposing improvements to it. The choice of the hospital as a unit of analysis is due to its importance in Bahia. The definition of this process as an object of study is justified by the great value of financial resources involved in its management. The theoretical framework is based on the works of McManus (2005), Rother and Shook (2007) and Tapping and Shuker (2010), who discuss the steps to implement value flow management in an administrative area. The methodology has a qualitative approach and is framed as a case study. In the field research, interviews, documentary research, non-participant observation were used; in the analysis of the information the interpretative analysis of data. As results, a diagnosis of the current performance of the studied process is presented, through the current value flow map, and, as an intervention proposal, a series of improvements to be implemented to the process were listed, which culminated with the making the future map. Therefore, it is concluded that with the application of Lean Office in the process of managing the routing guides, its performance can be improved due to the reduction of 75% in waiting times and 66% in the process lead time, as well as well as the 185% increase in the value added rate. In addition, the present study had several limitations due to the scarcity of studies, legal requirements, complexity of the process and difficulties in conducting interviews. Finally, for future studies, we suggest the implementation of the proposals presented, a review of the technical standard of auditing, a study of the application of lean office in the process of issuing the guides and some improvements in the data collection process.