Memória institucional e gestão documental: um estudo de caso na Coordenação de Arquivo e Documentação da Universidade Federal da Bahia

Abstract

Analisar os procedimentos de avaliação de gestão documental da Coordenação de Arquivo e Documentação da Universidade Federal da Bahia com vistas a preservação da memória institucional é o objetivo geral desta pesquisa. Especificamente pretendeu-se: traçar o perfil institucional da entidade produtora; Conhecer a Coordenação de Arquivos e Documentação da Universidade Federal da Bahia; identificar o papel da Coordenação de Arquivos e Documentação no processo de avaliação de documentos da Universidade Federal da Bahia; descobrir como é realizado o processo de avaliação de documentos da Universidade Federal da Bahia, e; elencar as medidas adotadas pela Coordenação de Arquivo e Documentação para preservação da memória institucional. O referencial teórico do estudo se aportou em discutir e aprofundar os seguintes temas: memória institucional, organizações e instituições, memória e preservação e ainda, as aspectos da gestão documental, como a teoria das três idades (ciclo vital dos documentos) e sobretudo a avaliação de documentos arquivísticos. Metodologicamente, se caracteriza como uma pesquisa de cunho qualitativo, do tipo descritivo e exploratória quanto aos objetivos. Quanto ao objeto, este foi analisado como um estudo de caso. Como instrumentos para coleta e organização dos dados, utilizamos a visita de campo e um questionário estruturado. O campo escolhido para a pesquisa foi a Coordenação de Arquivos e Documentação da Universidade Federal da Bahia e como participante aplicamos um questionário ao Coordenador responsável. Os resultados apontaram que garantir a preservação da memória institucional é uma tarefa árdua, e a Coordenação de Arquivos e Documentação da Universidade Federal da Bahia desenvolve papel central nesse aspecto, pois mesmo com os impasses burocráticos e institucionais, a instituição arquivistas se mantem firme com o compromisso de manter viva a memória da entidade produtora. As considerações finais, por sua vez, refletem sobre os procedimentos de avaliação de gestão documental da Coordenação de Arquivo e Documentação da Universidade Federal da Bahia com vistas a preservação da memória institucional, a fim de reforçar o compromisso das instituições arquivísticas em proporcionar acesso e preservação às informações.

ABSTRACT: To Analyzing the document management evaluation procedures of the Coordination of Archives and Documentation of the Federal University of Bahia with a view to preserving institutional memory is the general objective of this research. Specifically, the intention was: to trace the institutional profile of the producer entity; to know the Archives and Documentation Coordination of the Federal University of Bahia; to identify the role of the Archives and Documentation Coordination in the process of document evaluation at the Federal University of Bahia; to find out how the process of evaluating documents at the Federal University of Bahia is carried out, and; to list the measures adopted by the Archive and Documentation Coordination to preserve institutional memory. The theoretical framework of the study contributed to discussing and deepening the following themes: institutional memory, organizations and institutions, archival institutions, memory and preservation and also, as aspects of document management, such as the theory three ages of archives (document's lifecycle) and, above all, the evaluation of archival documents. Methodologically, it stands out as a qualitative research, descriptive and exploratory in terms of objectives. As for the object, this was analyzed as a case study. As instruments for data collection and organization, we used field visits and structured interviews. The field chosen for the research was the Coordination of Archives and Documentation at the Federal University of Bahia. The research participant was the responsible coordinator. The results showed that ensuring the preservation of institutional memory is an arduous task, and the Archives and Documentation Coordination of the Federal University of Bahia revealing a central role in this aspect, because even with the bureaucratic and institutional impasses, the archivist institution remains firm with the commitment to keep alive the memory of the producer entity. The final considerations, in turn, reflect on the document management assessment procedures of the Coordination of Archives and Documentation of the Federal University of Bahia with a view to preserving institutional memory, in order to reinforce the commitment of archival institutions to provide access and preservation of information.